PDF-Export: Spesenabrechnung auf Knopfdruck.
Wie die Arbeitsbuch App aus Arbeitszeiten und Spesen ein fertiges Dokument macht — in Sekunden.
📄 · 5 min Lesezeit
Jeder LKW-Fahrer kennt das: Am Ende des Monats beginnt die eigentliche Arbeit. Stundenzettel zusammensuchen, Spesen aus zerknitterten Kassenbons abtippen, alles auf ein Formular übertragen — und dann hoffen, dass der Chef die Handschrift lesen kann.
Das ist kein Einzelproblem. Das ist der Standard. Und er kostet Fahrer monatlich Stunden — Zeit, die sie nicht bezahlt bekommen.
Genau das war der Ausgangspunkt für den PDF-Export in der Arbeitsbuch App.
Was der PDF-Export macht
Am Ende des Monats — oder wann immer Sie möchten — erstellt die App mit einem Klick ein fertiges PDF-Dokument. Darin enthalten:
Arbeitszeiten
Alle erfassten Schichten mit Start, Ende und Gesamtstunden — übersichtlich nach Datum sortiert.
Spesen
Tagegeld, Übernachtungsgeld und Verpflegungskosten automatisch nach Land und Pauschale berechnet.
20+ Länder
Aktuelle Pauschalbeträge für mehr als 20 europäische Länder — automatisch abgeglichen.
Unterschrift
Digitale Unterschrift direkt auf dem Touchscreen — kommt mit ins PDF.
Warum das so wichtig ist
Spesenabrechnung klingt unspektakulär. Aber für LKW-Fahrer geht es dabei um echtes Geld. Ein Fehler in der Länderkennung oder ein vergessener Beleg bedeutet: Geld weg. Und niemand prüft das so genau wie das Finanzamt.
„Ich habe 35 Jahre Spesenzettel ausgefüllt. Mit einem guten Tool hätte ich wohl ein halbes Jahr meines Lebens zurückgewonnen."
Außerdem: Wenn die Abrechnung ordentlich und lesbar beim Arbeitgeber ankommt, gibt es seltener Rückfragen. Das spart Zeit auf beiden Seiten.
Wie es in der Praxis aussieht
1. Schichten erfassen (30 Sekunden)
Start, Ende, Land auswählen. Die App berechnet automatisch die Spesenpauschale für das gewählte Land. Keine Tabelle aufschlagen, kein Nachschlagen nötig.
2. Monat abschließen
Am Ende des Monats auf „PDF erstellen" tippen. Die App fasst alle Einträge zusammen, berechnet Totals und erstellt ein sauberes, druckfertiges Dokument.
3. Unterschreiben und senden
Mit dem Finger unterschreiben, PDF per E-Mail oder WhatsApp direkt an den Disponenten schicken. Fertig. Kein Papier, kein Fax, kein Scan.
Auch offline — weil's auf der Autobahn kein WLAN gibt
Die App funktioniert komplett ohne Internet. Alle Daten werden lokal gespeichert und bei Gelegenheit synchronisiert. Das ist kein Nice-to-have, das ist Pflicht.
Wer schon mal auf einer polnischen Autobahn gemerkt hat, dass die Abend-App keinen Empfang hatte, weiß warum.
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Die Arbeitsbuch App ist ab 4,90 € / Monat oder 39 € / Jahr erhältlich. Und weil ich weiß, dass man erst sehen muss, ob es wirklich passt: 7 Tage kostenlos testen — ohne Kreditkartenpflicht zum Start.
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Frank Scholtys
35 Jahre LKW-Fahrer, jetzt Web-App-Entwickler. Die Arbeitsbuch App hat er gebaut, weil er das Problem selbst kannte — von der anderen Seite der Windschutzscheibe.
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